秘书工作研究 | 秘书学专业学生成为准秘书前的功课准备

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摘要：随着2011年秘书学本科定位以后，秘书学学科地位迅速得到提升，将进一步推动我国秘书工作朝着专业化和标准化趋势发展。为了在毕业后及时准确定位自己的准秘书角色，秘书学专业学生在大学期间需要不断积累与沉淀，全面提高自己的专业能力和综合素质。
关键词：秘书学；学生；功课
大学期间，秘书学专业学生在成为准秘书前应从哪些方面做功课准备呢？我们先来深刻理解“秘书”一词的含义，即是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。细细品味“秘书”的定义，可以发现秘书工作的形式——三办一谋，即办文、办会、办事，当参谋。而一位优秀的准秘书集“三手一身”，即：办文高手、办会能手和办事巧手。秘书学专业学生应当从这四点入手做好功课，为其日后工作打下坚实基础，迅速转换自己的角色，顺利进入秘书工作岗位。
一、功课一：办文高手的积淀

办文主要是指各种文件的撰写以及收发文件及后续处理工作。针对办文工作具有它独立的一套工作系统，包括明确的行文规则、详细的公文拟制、严格的公文办理等内容。秘书学专业学生在大学期间重点应培养自己独立的写作能力，可以从以下几方面入手准备。
（一）学好教材。纵观全国开设秘书学专业本科的学校在课程设置上都有共同的课程，比如《应用文写作》《文书学》《基础写作》等等。学生要认真上好这些相关写作课。重点把握《应用文写作》这一门课，它不仅对今后秘书办文工作有重要的作用，而且在其他方面也有重要的意义，例如可以指导毕业论文的写作，公务员招考中的申论部分等等。掌握好这门写作课程，可以使我们具有专业优势，提前掌握办文的核心内容，入职后快速适应办公工作。
（二）多读书。读书有助于知识的积累和经验的丰富。秘书学专业学生应当利用大学这一黄金时期去阅读大量的书籍。在此推荐几类书籍：首先是专业书籍，要想成为秘书工作领域的行家，就要拥有专业书籍。可以充分利用本校图书馆借阅秘书学专业的书籍，全面了解本专业的发展状况。其次是经典著作，那些经过时间筛选出来的经典著作是最富有财富的好书。经典书不但能让我们重温远去的时代，还能让我们审视当下的时代。多读经典著作可以克服我们眼界的狭窄，还可以培养我们的阅读品味和鉴别能力。最后是文学作品，优秀的文学作品蕴含真善美，通过阅读文学作品可以提高我们的审美能力和文学修养。
二、功课之二：办会能手的奠基

会议是各级各类社会组织实施管理的重要手段，一般情况下，会议大都由秘书部门参加筹备。办会是秘书专项业务工作，通常情况下秘书把“办会”称为“做会”。会议办得是否成功很大程度上取决于秘书对会议的周密计划和组织落实。秘书学专业学生要想在入职前成为办会能手，在大学期间应做好两方面的功课。
（一）掌握会议理论知识。“办会”是秘书日常工作之一，针对“办会”相关知识秘书学专业开设的《秘书实务》和《秘书学导论》等一些专业课，其中包含“办会”的一些理论知识，学生要认真掌握。总体来讲，“办会”主要抓住三个要点，会前周密设计方案，认真负责地做好准备工作；会中特别要注重细节，严密确保各项活动进行，热情周到做好服务工作；会后妥善处理一切有关事宜。特别强调要重点熟记四个条件：人的条件、物的条件、事的条件和文的条件。
（二）模拟实训。办会不同于办文，办文是细水长流的工作，需要一点一点积累，而办会需要从实战中强化。如果只掌握办会的理论知识，不去实践应用，直至毕业参加工作也会一团乱麻。秘书学专业学生要经常模拟实训办会，可以依托学校学生社团和本院等平台，积极主动去争取承办整个活动或会议的机会，从中积累办会经验。同时充分利用好教学实习，在实习期间主动参与本实习单位举办的会议工作中去，这样会加深印象。
三、功课之三：办事巧手的修炼

怎样把办事办明白和办漂亮，秘书需要潜心钻研，下一番苦功夫，重点是积累处事技巧，才能在办事时游刃有余。秘书学专业学生先重点慢慢培养自己的办事能力。
（一）端正对事的态度。秘书工作的事情会很繁琐，秘书学专业学生要提前做好心理准备，在大学期间需要端正遇事的态度。面对小事不能小看，要更加注重，耐心处理好；遇事不能拖延，现在网上很流行一个词“拖延症”，其实诠释了当下某些人遇事拖拉，迟迟不行动，一直处于被动地位。学生要培养主动意识，遇事立刻解决掉；碰到难事不能选择逃避，逃避只会让事更加难，不如直面难事，寻找突破口，全面击破。
（二）高效管理时间。秘书如果要想把事情办得漂亮，重要一个前提是他（她）时间管理的高效。大学期间要充分学会高效管理时间。一方面要阅读时间管理书籍，这是间接经验会对我们有很大帮助，并且都是成功人士经过实践检验的；另一方面要获取直接经验，从自己的学习和生活入手，管理时间，每一个时间段去做什么提前安排好。日计日清，每天查看完成情况，不断反思与改进。
四、结语

经济的快速发展和科技水平的提高，使得各行各业对秘书的需求不断扩大。对于秘书学专业学生来说，毕业后会越来越成为各行各业秘书岗位招聘的首选。因此，在经济社会发展和国家重视秘书学学科建设的大好形势下，秘书学专业学生要抓住这一机遇，在大学期间做好秘书学职业生涯规划，重点提升自己各方面的能力，从而毕业后顺利成为一名出色的准秘书。
参考文献：
[1]张跻国.秘书应读好哪些书[J].秘书，2014（3）.
[2祁炳才.谈秘书素养及工作方法[J].秘书，2014（8）.
作者：高旺
来源：办公室业务