秘书工作研究 | 探析高校教学秘书应具备的素质与能力

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教学工作是高校的中心工作，教学管理是学校管理的中心内容。教学秘书处于教务处、教学副院长、教师、学生和其它教学单位交叉点的位置，起着桥梁、纽带、沟通、协调的作用。在学分制管理下，探讨高校教学秘书必备素质与能力，对促进教学管理为高校教学改革，高效地为师生服务而具有重要意义。
1.教务秘书工作性质

1.1政策性
任何一个教学单位，任何一位领导都要在自己实践工作中贯彻执行党和国家教育方针和政策。教学秘书工作内容都与政策紧密相连，无论是辅助领导工作或是处理日常事务，都必须认真地执行上级下达各项相关政策和规定，教学秘书就是执行和操作忠实责任者。
1.2服务性
教学秘书的宗旨是为教学服务。其工作内容就是为院(系)领导和师生提供优质服务。为领导做决策性工作创造条件，提高工作效率。教学秘书要为院(系)各部门服务，为教师和学生服务，只有做好这三方面服务，才能保证院(系)教学任务顺利完成。
1.3辅助性
教学秘书要当好院领导的参谋和助手。因此，辅助性是教学秘书工作基本特征。院领导的工作千头万绪，不可能事事都考虑得很周全，这就需要教学秘书从旁协助、提醒。所以，教学秘书应兼有参谋和助手的功能。
1.4参谋性
教学秘书职责不仅仅是发挥执行政策等功能，而且还应当协助院领导起到参谋和助手作用。教学秘书要非常熟悉与教学工作相关的方针、政策和具体要求，还要熟悉院（系）教学资源的实际配置情况，各位教学人员的秉性及实际从事教学活动能力。教学秘书这种先天优势和灵敏反应为充当院领导的参谋准备了充足物质条件。
1.5综合性
教学秘书工作涉及到各院的全部教学工作。既要协助领导管理好教学，又要及时地处理好教学方面具体事务，协调方方面面的关系，全方位地为教学工作做好排头兵的工作。比如：开学前的课表发放，学生平时成绩考核登记表，学生名册、请假、休学、退学、转学等学籍的处理，都要及时向教务处学籍科汇报，得到学校指示及时地处理，为保证教学工作的正常运作。
2.教学秘书工作职责

2.1协助制定与实施教学计划
专业教学计划是保证教学质量和实现人才培养目标的主要载体，是安排教学任务、组织教学过程基本依据。教学秘书在上级领导下，根据专业要求特点，按照教学规律组织制定教学计划，根据专业自身发展的需要，适时调整、修订教学计划。教学计划是一种具有法规性的重要教学文件，在教学工作中要保持教学计划的权威性、稳定性和连续性，防止他人随意改变教学计划。教学秘书在教学计划落实与执行中起到重要作用，主要有以下工作：
（1）要落实到位每学期教学任务，严格执行教学计划的实施，将本院承担的全部教学任务及时通知相关任课教师和班级；
（2）课表编制出来后，要维护课程表严肃性和稳定性，按教务处规定为教师办理停、调课手续；
（3）协助各系主任组织好期中教学检查各项任务，做好学生课堂教学质量评课的统计；
（4）对各系出现教学事故要及时向教务处反映，学生对教学反馈意见和建议及时向上级反映，并提出处理意见和建议；
（5）根据《实验大纲》要求，向教务处核实报送每学期实验教学计划及教学工作量统计等。
根据教学计划特点，教学秘书通过执行教学计划行政管理，协调各个教学环节，使教学工作有条不紊地运作，为完成教学任务，确保人才培养质量发挥教学组织的重要作用。
2.2教学运行管理
教学运行管理是行使教学行政管理职能，将教学计划实施于教学活动中最重要管理工作。它包括：以教师为主导，以学生为主体教学活动。师生相互配合教学过程组织管理及校、院两级教学管理部门为主体进行行政管理，它从计划到实施，是一个复杂而有规律发展过程。一项任务紧接一项任务，一个环节紧扣一个环节。因此，各级教学管理部门要相互协调配合，步调一致，严格执行教学规范和各项规章制度，保持教学工作正常运行，确保教学质量提高。在整个教学管理中，教学秘书必须及时上传下达教务处有关工作部署，传达教学任务；组织落实教学筹备工作，督促教师执行教学计划进度；严格实行调（停）课制度，及时处理执行过程中出现问题或教学事故；及时协助教务处做好二级院（系）各类考试的监考安排；及时输入、检查学生成绩；发放学生的各种证书；及时统计上报教师教学工作量等。
教学管理工作基础首先要做好常规教学管理，教学秘书要严格按照管理制度和检查方法开展工作，认真记录执行的结果。在这一管理过程中，教学秘书在主管教学领导下与教师、学生之间发挥是桥梁和助手作用，同时发挥着指令和传达双重作用，是他人无法替代的。
2.3教学质量监控管理
为了提高教学质量，教学管理部门（教务处）必须及时了解教学中出现的问题，协调教与学的关系，保证教学活动正常运作。必须经常对二级学院进行教学质量的定期检查，随机抽查试卷、毕业论文等进行集中检查。教学质量监控内容包括：教学文件完整性、任课教师落实情况、教师讲稿、教案准备、多媒体课件和作业批改情况、教材到位情况、实验实习环节安排、教学设施与手段配置、教师课堂教学质量、学生上课出勤率、毕业论文（设计）、教育实习等情况管理。
在教学质量监控管理中，教学秘书要协助院领导、教务处对本院进行期中教学检查工作。比如：负责组织各系进行教学公开观摩课、青年教师说课比赛、召开师生座谈会、收集反馈意见，做好教学质量学生评课的统计、写作教学总结，及时将教学过程中发现问题反馈给教务处和院领导，为上级部门和院领导提供决策依据，以便学校统筹解决问题，确保教学质量稳步提高。
2.4考务与学生成绩管理
考试是对教师教学结果和学生掌握知识情况进一步检验。
（1）教学秘书要及时地将期末考试、补考安排及时通知有关学生，按规定办理好相关手续；比如：缓考、补考、重修等事项；
（2）除了常规课程考试外，还应协助教务处办理由上级主管部门组织各种考试、竞赛（比如：全国大学英语3、4、6级考试，计算机等级1、2、3级考试），教师技能证书（普通话、书法、音乐）考试；大学英语自治区级竞赛考试，数学、物理全国竞赛考试等；要及时收集各科目考试、补考、缓考、重修成绩，做好登录、保存工作；建立学生的成绩档案，每学期及时将成绩向学生公布等。
2.5学生学籍管理
院（系）教学秘书要将新生入学花名册、学生学籍登记表、学生成绩登记表、学生成绩汇总表、各年级毕业生花名册等整理归档保存好，为表彰优秀学生、选拔学生干部、评定奖学金等级、毕业生就业推荐、发展新党员等各项工作提供可靠依据。每届毕业生要进行学籍审查和处理，上报教务处审批后办理休学、退学、转学、处分、留级手续，随时掌握本院学生人数变动情况。对应届毕业生进行毕业资格核查，编制毕业、结业生存档成绩单，报送教务处审核。学生毕业后，将其成绩档案存放在校综合档案室长期保存。
2.6教学档案管理
教学档案材料主要是教学管理工作重要指令性文件。教学过程中形成的记录、纪要和各种总结性材料等，院（系）教学档案管理和建设是教学秘书重要管理内容。教学档案是该学院在发展过程中形成的，记载着院（系）教学活动历史发展的原始记载，是开展教学改革、教学研究、推动学科发展的基础条件，是维护教学工作历史重要凭证，是评价教学效果与进行教学、科研决策重要依据，为今后学科发展具有指导和参考价值。教学秘书在日常教学管理工作中，必须注意有关资料收集、整理和归档，建立一整套种类齐全、内容丰富教学档案，以便及时、准确地为学校和院领导提供资料和数字，分析教学中存在问题，为5年一轮次教育部本科教学水平评估积累资料，为教学、科研和教学管理服务。例如：教育实习档案包括：教育实习总结、社会调查报告、实习评价表、指导教师统计表、校外指导教师统计表、实习学校反馈意见和建议等；毕业论文档案包括：毕业论文6个表格、毕业论文、答辩提纲、毕业论文总结等；期中教学检查档案包括：课堂听课记录册，课堂学习状态评价表（教师评学用），本科生课堂学习状态评价结果统计表，师生座谈会记录表，教师课堂教学自查表、教研室建设情况自查表、院本科教学状态数据统计表等。
3.教学秘书必备素质与能力

3.1良好思想政治素养
高校建设要把坚定政治方向摆在首位，面对教学改革形势，高校教学秘书必须具有较高思想政治素养和境界，能理解和执行党的教育方针、政策，正确认识所从事教学管理工作重要意义和职责，忠诚党的教育事业，爱岗敬业，任劳任怨。同时，对高等教育改革形势和教育发展趋势必须有一个科学的判断和认识。
3.2高尚的职业道德
教学秘书从事工作多是一些日常、具体甚至是繁琐的教学事务，涉及到各方面人际关系。因此，教学秘书必须具有强烈的责任感和敬业精神，能牺牲自己一些个人利益，任劳任怨，踏踏实实地为师生服务。这要求教学秘书恪尽职守，增强工作计划性、主动性和预见性，从全局出发认真考虑问题。同时，必须具有较强服务意识，不断提高工作效率和业务水平。通过自己工作实践，有机会要积极进修研究生班教学管理知识，进修计算机知识，不断提高业务水平和计算机技能，能得心应手地使用现代化管理手段，在校园网上完成教学管理各项任务，增强“管理育人、服务到位”效果。有能力教学秘书，在工作3-5年后，能主动通过工作实践参与科研课题研究，申请职称，提高自己的能力和水平，提升自己的学术地位。
3.3扎实的专业知识和多学科知识
教学秘书要做好教学管理工作，首先要熟悉院各方面具体情况，包括本院各专业课程体系、结构、设置及各门课程的特点和学时分配，各个教学环节的安排和衔接，各系所开设课程及所承担的教学任务，师资队伍情况，教材使用情况，每位教师的教学风格和授课情况，实验室配置，实习基地建设和学生学习情况等。同时，教学秘书要学习教学管理科学知识，尤其是教育行政管理和教学管理的专业知识，以便实现“内行”管理。
3.4较强的服务意识与技能
任何一个院（系）都有其独特学科和专业特点，教学秘书对本学科、本专业知识结构必须有一个从宏观到微观了解和把握。较为扎实的专业知识是教务秘书知识结构中“重中之重”，是从事教学管理和服务工作的重要支撑。除了专业知识外，教学秘书还应具有其他学科和专业基础知识，特别是在多专业之间不断相互渗透的情况下，教学秘书就既要了解社会科学知识，又要了解自然科学知识。同时教学管理工作本身也是一门科学，对于教学秘书来说，教学计划制订、课程设置、课程表合理编排、教师教学质量的监控、学生学业成绩的综合评估、档案的综合利用等都是必备工作技能。要做好这一些，必须做到老，学到老，一生中都要努力地进行继续教育和探索，通过实践来充实自己知识和技能，才能高效地为教学管理做好教务工作。
3.5健康的心理素质与奉献精神
《高等教育法》规定“高等学校应当以培养人才为中心，开展教学、科研研究和社会服务，保证教学质量达到国家规定的标准”。其明确地指出了高校工作的重点。目前，高校教学工作存在着领导、教师教学和科研任务重，头绪多，教师又不坐班的情况，具体教学管理和实施都依靠教学秘书来完成和汇总。这就要求教学秘书不仅当好助手和参谋，还必须具备出色的服务意识和奉献精神，兢兢业业、脚踏实地，不计个人得失，先人后己，全心全意地为师生服务，真正担负起“管理育人，服务育人”的重任，尊师爱生，这是教学秘书工作的出发点和灵魂。另外，教学秘书工作是一项繁杂、劳累而清贫的工作，难以形成具体的成果。教学秘书主要处于配角和服务性的地位，取得成绩主要体现为教学工作的正常运转，不一定会引起领导和老师们关注，更难得到及时表扬和肯定。但如果工作稍有疏忽，则可能影响多方面的因素发生，甚至导致教学事故发生，很可能会造成别人误解、埋怨和批评。如果教学秘书没有高尚的思想境界，健康的心理素质就难以胜任这项工作，如果没有良好的敬业和奉献精神，就不能承担这一重任。
3.6良好口头表达与书写能力
在院（系）教学管理中，教学秘书要经常根据教学要求写作一些教务文书，例如：筹备教学工作会议，发布教学指令、通报教学情况、撰写各种教学总结、聘请院外专家教授讲学等，都需要教学秘书具备良好口头表达和书写能力。在处理日常工作中，在与上级教学管理部门和其他院（系）同行接触中，许多事情都需要上传下达；参与学校的教学会议，需要发言；碰到教学问题，需要请示汇报；与师生交流，需要沟通和解释等，都要求教学秘书必须口头语言表达准确、措词得当、条理清楚、简明扼要。否则，在工作交谈中，无法表达工作意图，使工作对象无所适从，轻者造成误会，重者可能影响管理工作的全局。要做好这些，教学秘书必须学习公文写作基础知识，在实践中锻炼自己适应能力，才能做好教学秘书。
3.7较强计算机应用技能
高效快捷的工作方法不仅是时代对我们提出的要求，也是衡量管理水平的重要标志。运用办公自动化技术是提高办公效率和管理水平的有效途径。教学管理工作是以学期为基本时段，学生每门课程需要在规定的时间完成，因此，教学秘书必须根据学校教务处的要求，在指定的时间内完成各项下达的任务，这必须熟练地掌握计算机技术和网络技术，不断提高先进办公设备从事信息收集和处理的能力，及时、准确、科学地利用计算机为教学工作服务，使教学管理工作更科学化、有序化、规范化。
3.8综合业务知识能力
教学秘书要通过各种学习途径获取与本岗位所需要的知识与信息。如院各专业的基本概况，教师基本情况，学生基本情况，课程开设情况，学校的学籍管理规定等。教学秘书工作的常识要懂，各类教学相关会议安排，对外交流与合作等都要做到场合适宜，程序正确，策划周全，另外需要懂得教育教学知识，熟悉高校的教学管理规律，主动吸收、掌握和运用先进计算机管理知识，炼就准确的思考与判断能力，科学新颖的预见力与创造力，使得本职工作得心应手，成为一个称职合格的教学秘书。
作者：王几、方芳
来源：办公室业务