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公文写作常用方法及规范（一）

公文是企业行政管理的重要工具之一，在公司日常经营活动中，发挥着上传下达、联系沟通、有效传递信息的作用。因此，规范公文格式，写好各类公文，就成为公司各部门及干部员工必须具备的基本能力。为帮助大家了解和掌握公文写作的规律性，写好、用好公文，现就公文写作的一些常用方法及规范进行归纳整理，供大家借鉴交流。

 

一、公文的语言规范

 

1、公文的语言特点

 

对于一篇文艺作品，一千个读者就可能有一千种审美解读，其语言讲究起伏跌宕、含蓄委婉 、曲径通幽、耐人寻味。而公文用语则具有直接性、模式性等特点，要求准确严谨、简明朴实、庄重得体。

（1）准确严谨：用恰当的词语准确无误地反映客观事物的实际情况、本质特征，语言含义确切、细致周密、分寸得当，切忌模糊含糊、语意多歧准确严谨是公文语言最基本的特点和起码的要求。

（2）简明朴实：公文总是直接地、迅速地传递某种信息，要求语言必须简洁精当、言简意赅、明白晓畅；忌浮华渲染、忌形象描绘、忌矫揉造作、忌华丽词藻。

公文语言要让人一看就明白、一听就懂得该做什么、怎么去做，而不必去揣摩、推敲。公文的这一特点与其指导和解决具体事务，具有直接应用价值的性质密切关联，朴实无华的语言更有利于直接而鲜明地表达意图，更迅速而有效地发挥作用、产生影响。

（3）庄重得体：根据行文目的、内容、对象，恰当地使用语言，做到文实相符，体现公文特有的语体风格。因维护公文自身政策性、权威性、有效性的需要，公文语言要求使用叙述性、陈述性语言，忌用描绘性、抒情性语言；要用规范的书面语，忌用造作卖弄、空洞轻浮、虚饰溢美之辞。只有庄重的语言才能有助于声明作者的严正立场和严肃态度，对受文者产生必要的强制性影响。

 

2、公文的模式词语

 

称谓语：在公文中表示称谓关系的词语，第一人称：本、我；第二人称：贵、你；第三人称：该。

领叙语：或起首语，引导文件直接叙述根据、事实或主张的词语，为了、根据、按照、本着、近接、由于、兹因、兹有、兹定于、关于、对于等。

衔接语：为此、鉴于、有鉴于此、因此、综上所述、总之等，承上启下，领起下文，起过渡作用。

时态语：经、已、方、现将、已将、拟、届时、值此、如期、按期、先期、亟待等，用于表示时间状态、时间要求，或说明工作处理过程。

祈请语：或征询语，向受文者表示请求或愿望的敬辞：请、敬请、拟请、恳请、希、敬希、望等。

表态语：或见解语，用于表示对事物的认识、态度、主张、决定：同意、批准、照办、按此办理、暂不执行、应予、准予等。

目的语：直接交代或强调行文目的：特此通知、特予公告、此令、此复、以资鼓励、特此函告、特此函复、立此存照等。

商洽语：有礼貌地征求对方意见或反映时所使用的带探询语气的词语：妥否、当否、能否、可否、是否可行、是否得当等。

感盼语：直向对方表示感谢，或希望受文方尽快满足某方面愿望时使用的表示感激或盼望的词语：谨致谢忱、深表谢意、为感、为盼等。

结尾语：特此报告、此复、此令、现予公布、尚望函复、请予批准、请予支持、希（请）遵照执行、请认真贯彻执行、可否，请批示、如无不妥，请予批准等。

 

3、公文的修辞格

 

修辞格又称修辞方式，由于其主要功能在于提高表达效果，唤起读者的阅读美感，因而更适用于文艺作品的表达。公文语言追求平实的表达，部分修辞在公文中妨害直接表意，易生歧义，所以夸张、双关、比拟、象征、婉曲、含蓄、幽默、讽刺等修辞格在公文中不适用。较常用的有引用、比喻、借代、排比、反复、对比等。恰当的修辞可以增强公文的气势，清晰条理，加深受众对文件内容的理解和认识。

引用：通过援引现成材料文字来提高表达效果。恰当地使用“引用”，可以简明扼要地交代行文目的，提出相关主张或建议的依据，增强公文的说服力和权威性。公文中的引用应使用明引，即明确指出被引用材料的出处（标题、文号等），不说明引文出处的暗引应尽可能避免。

比喻：在两种具有某种相似之处的不同事物中，用其中的一种来描写和说明另一种就是比喻。在公文中恰当地运用比喻，可使道理浅显易懂，或能够增加表达的形象性，调动读者的阅读积极性。

排比：把内容密切关联、结构相同或相似、语气一致的三个或三个以上的词组、句子连接在一起的表达方式。排比的主要功能有助于公文气势贯通，条理清晰；语言节奏整齐，和谐流畅。排比一般用于阐发重要道理，或叙述一些需要引起受众高度重视的问题。如大家熟知的“四个提高，四个增强”指导思想，就是典型的排比句式。

反复：就是有意将同一词、语、句重复使用。在公文中应用这一修辞格，主要是为了突出强调某些重点内容。例如：“要提高服务质量，必须强化全体员工的责任意识；要提高服务质量，必须提升员工队伍的技术水平；要提高服务质量，必须建立完善有效的考核体系。”

 

4、公文的表达方式

 

就是运用语言形式来介绍情况、陈述事实、总结规律、阐明观点、抒发感情的具体方法与手段。表达方式主要有：叙述、描写、议论、抒情、说明。

公文所用的表达方式主要是叙述、议论、说明三种。一般是叙述、议论、说明三种综合运用。总结、决议中议论成分较多；各类通报中叙事的成分较多。

公文的叙述：就是对人物的行动或事物发展变化过程所做的叙述和交代。按叙述时间次序的不同，可分为顺叙、倒叙、插叙、分叙四种类型；公文中大部分叙述都是顺叙。按详略程度的不同，可分为概叙和细叙两种类型。

公文的议论：就是对某一事件或问题发表见解，表明观点和态度，并以充分的材料加以证明。这种表达方式在公文中大量运用。论述的水平最能体现公文作者的水平和层次。

议论有三个要素：论点、论据、论证。在公文中，这三个要素一般都要齐备。

公文的说明：就是运用简明扼要的文字，将客观事物或事理的形状、性质、特征、成因、关系、功用等属性解说清楚的表达方式。公文的说明有事物的说明和事理的说明两大类型。

 

二、公文的结构要求

 

公文的结构也称之为谋篇布局，是作者思路的体现。

 

1、公文写作的常用思路

 

主要有归纳、演绎、总分、因果、比较、递进等。

归纳思路：从两个以上个别的、特殊的事物或道理的共同属性中，推出同一类事物或道理的普遍性结论的推理方法。归纳是从个别到全体、特殊到一般的思维方法。公文写作中对某类客观事物共同规律的探讨、对先进经验或错误教训的提炼总结等，常运用这种思路。

演绎思路：从普遍性的前提推出特殊个别性结论的思维方法。它与归纳的思维方向相反，是从全体到个别、一般到特殊。注意作为前提的一般性结论必须正确无误。常用于说理性较强的公文。

总分思路：运用综合和分析两种思维方法所形成的思路，在公文写作中最为常见。

分析：把事物分成若干部分，分别加以研究，即由总到分，化整为零。对实体事物就是分解，对抽象事物就是分类剥离进行剖析。

综合：把事物各个部分联合起来，从整体上加以考察，即由分到总，集零为整。对实体事物就是组装，对抽象事物就是概括。

因果思路：运用探因和寻果的思维方法形成的思路。公文写作中，从写作意图和考虑接受心理出发，较多采用由果溯因的思路。

比较思路：运用比较和鉴别的思维方法形成的一种思路。规划、方案、可行性报告、经济预测报告、决策意见等写作中，较多采用该思路。

递进思路：运用递进思维方法形成的一种思路。递进思维是认识事物或事理由浅入深、由表及里、由低到高、由小到大、由轻到重，层层递进，循序渐进，逐步深入的一种思维方式。说理性较强的公文常用。

 

2、公文写作的常用结构

 

围绕主旨安排结构，要做到层次清楚，思路清晰，体现“三性”：完整性、连贯性、严密性。

完整性：文艺作品讲究点到为止，采用意到笔未尽的写法，留下一些空白由欣赏者来填补。而公文的开头、主体、结尾三部分不可无故残缺，要脉络畅通、首位贯穿。

连贯性：公文各部分之间，在内容上要相互连贯，在形式上无论是采取序号或小标题衔接，还是自然过渡，都要求井然有序、衔接紧密、过渡合理，包括一些转折词语都是专用的。

严密性：公文内容各部分之间忌牵强、忌拼凑，忌颠倒，忌缺漏，彼此间要有严密的逻辑联系，前后内容既不能互不相干，也不能互相矛盾。

结构的基本形式：

横向组合结构：或按事物的组成部分展开，或按空间分布展开，或按事物的性质归属展开。

简单列举式：围绕主旨，把选用的材料分类后，逐条逐项并列排出。法规、规章及合同等常用。

总分并列式：辐射式地展开结构，并列的各部分按事物的逻辑关系分项分条文安排，分别围绕主旨阐述一个问题，或者说明事物的一个方面。工作总结常用。

纵向组合结构：

（1）直叙式：或按时间先后为序，或以事情的发生、发展或变化过程为序。

（2）递进式：按事理的展开或认识过程的深化安排结构。或叙事--说理--结论，或提出问题--分析问题--解决问题，由浅入深，层层推进。重点在解决问题或结论部分。

递进式示例：《某政府部门关于严厉打击加工销售注水猪肉非法行为的通知》：

提出问题：我市加工销售注水猪肉的不法行为十分猖獗。

分析问题：危害极大，侵害群众利益及生命安全，扰乱市场正常秩序。

解决问题：采取有力措施，坚决打击加工销售注水猪肉的不法行为。

 

3、公文结构的基本构成

 

(1)公文标题。

公文式标题：发文机关+事由+文种

新闻式标题：简报、总结、调查报告等事物文书常用。分为单标题（说明式/直陈式、提问式、警句式等）；双标题（一般正题突出文章中心，副题/眉题说明文章内容及文种）。

新闻式标题示例：

 

“中西医”结合破解发展难题

郑为文在人大闭幕会上为城市发展“把脉开方”

增设引导岗位  深入小区现场

客服工作走出柜台走近客户

 

论文式标题：以论题或论点为标题。调查报告和学术论文常用。

论文式标题示例：

 

马鞍山分公司大力推行精细化运营发展战略

 

四项式标题：单位+时限+事由（项）+文种，由公文式标题变通而成。计划、总结及法规、规章常用。

 

四项式标题示例：

 

马鞍山分公司2011年职工培训工作总结

 

(2)公文开头。

开门见山、下笔入题、起句发意，不能“曲径通幽”。或概述情况，或说明根据，或介绍目的，或交代原因，或阐明观点，或表明态度，或提出问题，或引述来文。

缘由式开头：在开头表明制发公文的根据、目的、意义，比如根据上级文件、领导指示、有关规章、现实情况等。这类开头一般用“根据”“遵照”“按照”“为了”等词领起文头。

提要式开头：开头简要介绍对象的总体情况，或简要叙述公文所指向的主要事实，或简要概括公文的基本内容和中心观点，然后在此基础上展开主体部分的表达。

(3)公文结尾。

主要有三种基本类型:

提出要求：安排工作的指挥性下行文，通常要在最后提出贯彻执行的要求。

展望未来：推广经验、通报情况的公文，通常在最后要展望前景，提出希望。

期复请求：请示、议案之类的呈请性公文，在最后一般都要写明期待批复或期待通过的请求。

 

4、公文文本的内在结构模式

 

凭—事—断：是党政公文和计划、总结等事务文书基本的内在结构模式。

“凭”：为“事”的根据和目的，为“事”提供依据，增其权威性、严肃性，其规范格式：常用“根据……特作如下……”；“为了……特作如下……”。

“事”：具体的事项或事实。

“断”：在“事”的基础上提出“要求”或“希望”。

事—析—断：事务文书中的调查报告、公文中的一些通报等使用的文本模式。是叙述和论证相结合的模式，把事的原委、过程叙述出来，作为析的对象和断的依据。

“事”一般不写具体事项，而是概述性的对情况进行叙述。

“析”则是针对“事”作原因分析。

“断” 不是在“事”的基础上作出结论，而是针对“事”和分析的结果，提出建议或发出号召。

断—事—析：法律文书中的诉状文书常用的一种文本结构模式。

“断” 是根据事实得出的诉讼请求和结论。

“事”是事实，是对“断”的支撑，起论证作用。

“析”是以某种法律条文为依据对所述事实进行分析，证明“断”的正确性。

 

三、公文的主旨和材料

 

1、公文的主旨

 

公文的主旨必须做到正确、鲜明、集中。

正确：符合党和国家的路线、方针、政策，国家的法律、法规，符合客观实际，能反映事物的本质和规律。要求作者吃透两头，即政策和实情；运用正确思维。

鲜明：主旨的表达要清楚明白。主张什么，反对什么，要求什么，希望什么，有什么意见和建议，都要确切表述，观点明确、态度明朗。不能像文艺作品的主旨那样含蓄隐晦、深藏不露，让读者去揣摩、去联想。

集中：公文要求内容单一，一文一事，其主旨就应该集中单一，一文一旨，要单纯明确、不枝不蔓，不能零乱分散。

主旨的确立：领会撰文意图，按照党和国家方针、政策和法律、法规，把握本单位全局情况、抓住事物本质，按照客观实际情况确立主旨。

主旨的提炼：主要基于对材料的分析。按照从量到质的次序，分析其产生的原因、存在的意义、带来的影响等；区别于其他事物的特征，其发生发展及其规律，其内部构成的要素及其关系等。

从现象分析其本质，就偶然分析其必然，就局部分析其整体，就形式分析其内容，就某一行动分析其动机、效果、经验、教训，就多种方案分析其最佳选择。

分析的过程：主要由比较、区别、抽象、概括、归纳、演绎组成，常用的方法有：矛盾分析、因果分析、历史分析、对比分析等。

 

2、公文的材料

 

公文写作材料大致可分为事实材料和理论材料两类。

事实材料：包括人物、事件、工作情况、现象、细节、数据图表等。

理论材料：包括经典著作、领导讲话文稿、文件、报刊重要社论及重要理论文章。

公文的材料要求：真实、切题、典型、新颖。

真实：公文的材料和主旨一样，都必须实事求是，经得起实践和历史检验。写进公文的材料务必准确无误，确保真实。

切题：根据主旨的需要选择材料，选择的材料要准确地说明主旨。选择能突出、明确、具体地说明主旨或观点的材料，不选与主旨无关的材料，做到观点材料一致。

典型：材料贵在精，要选择同类事物中最有代表性、最能说明问题、最能揭示客观事物本质的材料。

新颖：选用的材料能够反映客观事物的发展变化趋势，说明客观事物的最新面貌，回答现实生活中人们最关心、最迫切的问题。包括新人、新事、新成果、新数据、新经验、新思想等。

公文材料的选择：点面结合（典型材料反映深度，全局材料体现广度）；对比说明（选用今昔、新旧、优劣对比、正反对立的材料）；现实材料与历史材料结合；定性材料与定量材料结合。

材料的加工和处理：概括材料，以少胜多；提炼材料，去粗取精；截取材料，删繁就简。合理组织材料，务求观点与材料统一，以材料支撑观点。

 

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