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我是果冻，教师。
我经常给学生说的一句话是：凡事预则立，不预则废。
因为秘书工作繁杂琐碎，每天的事情多得像天上的星星，数都数不清。
既然秘书工作杂事总是那么多，那么有没有一种方法可以让工作稍微轻松一些。
作者经过多年的探索和实践，总结出了三个方法，这三个方法可以帮你从繁重的事务性工作中解脱出来，也可以让你有更多的时间去学习新的知识。



1、想在前面

曾国藩说过：“不深思而得者，其得易失”。
如果在做一件事之前没有进行一番深入细致的思考，没有把相关的利害得失考虑清楚，也没把可能会遇到的问题想在前面，做好预案，那么执行的时候就会遇到麻烦，不会轻松达成目标。
因此，做事情时一定要想好了再做。凡事三思而后行，提前做好充分的准备工作，把可能出现的后果考虑周全，事前的深思熟虑可能会多花一点时间，但与匆忙上阵、无疾而终相比，工作之前投入一些时间肯定是值得的。
2、善假于物

怎样才能在保证质量的前提下更快地完成工作？
最好的方案就是“善假于物”这四个字。
荀子云：“吾尝终日而思矣，不如须臾之所学也；吾尝跂而望矣，不如登高之博见也。登高而招，臂非加长也，而见者远；顺风而呼，声非加疾也，而闻者彰。假舆马者，非利足也，而致千里，假舟楫者，非能水也，而绝江河。君子生非异也，善假于物也。”
第一：模块化
秘书工作涉及范围大、对接部门多、工作内容琐碎，新人常常会心生畏惧，觉得无从入手，工作太难了。
其实不难，利用好模块化开展工作，就变得容易多了。
斯坦福大学经济学教授青木昌彦提出了模块和模块化的定义：模块是指半自律的子系统，模块化是指通过和其他同样的子系统按照一定的规则相互联系、相互整合而构成的更加复杂的系统或过程。
模块有三个特点：
a、模块可以按照一定的标准统一起来，即标准化
b、模块可以按一定的规则组织起来，即流程化
c、模块可以组合或进一步分解为小模块，这使得模块拥有更多组合、分解的可能性
按照某种规则将小模块组合排列，构成模块，这就是模块组合。反过来，将一个模块按照一定的规则分解为小模块，这就是模块分解。
模块化的好处在于：你可以把小模块组合成大模块，这可以减轻心理压力，降低出错的概率；你也可以把大模块分解成小模块，这可以帮你迅速完成看似从未做过的工作。
第二、流程化
流程可以分为内在流程和外在流程。
内在流程是指所有行为均由一个完成的活动。内在流程也可以说是工作流程，是各个岗位完成工作的程序。
外在流程是在不同的岗位甚至不同的部门之间，为达成特定目标而串联起来的一系列活动。
内在流程和外在流程没有本质上的区别。当活动的重复次数达到一定程度时，为了通过分工协作提升效益，内在流程往往会转化为外在流程。
流程化可以把工作的完成方式从东干一点，西干一点变得井然有序。如果我们能把完成一件事情的过程整理为标准的工作流程，包括工作环境、步骤和程序，那么以后不管谁来做这件事情，都可以按照顺序和步骤来做。



第三、标准化
对秘书来说，标准化可以减少重复劳动，提高工作效率，降低错误率。
标准化的精髓是对细节进行量化，即对操作步骤中所有的关键控制点进行细化和量化。
标准化可以节省工作时间，而你又可以利用这些时间来学习进步，所以标准化带给你的要超乎你的想象。
首先，你会获得更大的话语权。
其次，你获得了更大的威信。
最后，你会获得对其他方面的更大的话语权。
第四、清单化
秘书工作非常忙碌，经常是一件事接着一件事情，如果没有正确的方法，你会感觉应接不暇，顾此失彼。
所以秘书都会随身携带一个小本本，随手记录。
随手把工作记录在待办清单上的做法可以让秘书避免遗漏重要事项。
其实，清单化就是在做事情的时候，把各种各样琐碎的、有逻辑关系或毫无关系的单点列成清单。然后在做事的时候，完成一项划掉一项，这样可以保证无一遗漏。

第五、可视化
秘书常常会遇到这样的困难：好不容易把标准做出来了，想落实下去却很难。
标准能不能落实好，能落实到什么程度，在很多时候取决于你能不能把标准用最简单、最清晰的方式表达出来。
可视化管理就是“眼睛看得懂”且“无需经过大脑思考”的管理方法。
可视化管理的目标是，任何员工都可以知道某一流程是否正在按计划运行，遇到任何意外状况都能在第一时间报告或采取措施。



3、善假于人

如果你善假于物，就可以更快、更好地完成工作，实现事半功倍。同样的道理，如果你善于借助别人的力量，就可以快速达成工作目标，实现双赢甚至多赢。
有诗云：好风凭借力，送我上青云。
你不必喜欢、崇拜或憎恨你的领导，但你必须管理他，让他为你的成效、成果和成功提供资源。适当借助领导的力量，秘书也可以站到高处。
当你工作中出现疏漏的时候，有人会友善地提醒你；当你犯了错误的时候，有人会耐心地帮你纠正；当你做错事的时候，有人愿意原谅和理解你。所以，只有建立和维持健康积极的人际关系，你才能获得这些能量，才会提升工作效率。
如果你希望成为一名优秀的秘书，你一定要认真读这本书。

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